Anvisningarna har sammanställts 02/2020 och den senaste uppdateringen har gjorts 03/2022
Innehåll:
1. Varför gå med i sociala medier?
2. Kyrkslätts kommuns sociala mediekanaler
3. Juridiska spelregler inom sociala medier
4. Som arbetstagare, sakkunnig och förtroendevald i sociala medier
5. Principer för verksamhet i sociala medier
6. Kanalspecifik praxis
7. Videoinnehåll i sociala medier
8. Sociala medier och datasäkerhet
1. Varför gå med i sociala medier:
Sociala medier (some) erbjuder en plattform för öppen diskussion och interaktion mellan kommunen och kommuninvånarna. Genom att vara verksam inom sociala medier främjar man kommuninvånarnas möjligheter att få information och vara med och påverka. Det handlar framför allt om växelverkan med kommuninvånare, kunder, intressentgrupper och nätverk.
Verksamheten i sociala medier kan vara till exempel informering, kundbetjäning och rådgivning, crowdsourcing, delaktiggörande, kommunmarknadsföring och skapande av rykte.
Genom sina organisationskonton är Kyrkslätts kommun med i olika kanaler för sociala medier (t.ex. Facebook, Twitter, YouTube, Instagram, LinkedIn) eftersom också kommuninvånarna är med i dessa.
Diskussioner förs i sociala medier oberoende av om vi är med eller inte. Genom att följa med och delta i diskussioner i sociala medier är det möjligt att erbjuda sakkunskap och vid behov rätta till felaktiga rykten eller fel information.
Sociala medier är också ett bra sätt att bilda nätverk och dela åsikter utan hierarki.
2. Kyrkslätts kommuns sociala mediekanaler
Kommunens gemensamma tjänsters kommunikationsenhet upprätthåller en förteckning över kommunens sociala mediekanaler och anställda som har beviljats rätt att göra uppdateringar i mediekanalen i fråga. Serviceområdena ansvarar för det egna områdets sociala mediekanaler och förteckningen över uppdateringsrättigheter. Kommunens huvudkanalers adresser i Facebook och Twitter:
facebook.com/kirkkonummi
twitter.com/kirkkonummi
I Instagram under namnet @kirkkonummenkunta / @kyrkslattkommun
Kyrkslätts samhällstekniska tjänster:
https://www.facebook.com/Kirkkonummen.kuntatekniikkapalvelut
FöretagsKyrkslätt:
Instagram: @YritysKirkkonummi
VisitKirkkonummi:
https://www.facebook.com/visitkirkkonummi
Instagram: @visitkirkkonummi
Katalysatorn Kyrkslätt:
https://www.facebook.com/Vauhdittamo-Kirkkonummi-113547877444261
Instagram: @vauhdittamokirkkonummi
Navigatorn Kyrkslätt:
https://www.facebook.com/ohjaamokirkkonummi
Instagram: @ohjaamokirkkonummi
Tjänster för äldre:
https://www.facebook.com/Kirkkonummenikaihmistenpalvelut
Instagram: @kirkkonummi_ikaihmiset
Kyrkslätts ungdoms- och idrottstjänster:
https://www.facebook.com/kirkkonummennuorisojaliikunta
Instagram: @kirkkonumminuorisojaliikunta
Kyrkslätts kommun – ildnings- och fritid:
https://www.facebook.com/kirkkonummensi
Biblioteket:
https://www.facebook.com/KirkkonummiLib
Instagram: @kirkkonummenkirjasto
Kulturtjänster i Kyrkslätt:
https://www.facebook.com/kulttuurikirkkonummi
Instagram: @kulttuurikirkkonummi
3. Juridiska spelregler inom sociala medier
Under tiden för sitt arbetsförhållande har arbetstagaren yttrandefrihet enligt grundlagen. I detta ingår rätten att framföra åsikter utan att någon i förväg hindrar det. Arbetstagarens yttrandefrihet begränsas ändå av tystnadsplikt och lojalitetsplikt som följer av arbetsavtalslagen.
En tjänsteinnehavare har i princip rätt att framföra sina åsikter så samma sätt som vilken som helst medborgare, även om tjänsteinnehavarens synpunkter inte skulle vara sådana som arbetsgivaren önskar. Ställningstaganden som en tjänsteinnehavare framför offentligt ska vara ändamålsenliga, sakliga och lämpliga.
Aktivitet i sociala medier får inte bryta mot offentlighetslagstiftningen.
4. Som arbetstagare, sakkunnig och förtroendevald i sociala medier
Gå modigt med i sociala medier! Kyrkslätts kommun förhåller sig positivt och tillåtande till sociala medier då ämnesområdet har att göra med arbetet.
I sociala medier ska man uppföra sig vettigt. I sociala medier representerar man sin arbetsgivare helt på samma sätt som i sina andra arbetsuppgifter.
Sakkunniga inom olika områden kan kommunicera om sina egna förehavanden i sina egna sociala mediekanaler och i kommunens kanaler. Det som sakkunniga berättar om till exempel utveckling av verksamhet intresserar ofta också kommuninvånarna. Då kommunens sakkunniga personligen är aktiva inom sociala medier ökas förvaltningens öppenhet, framförs sakkännedom, kommunens verksamhet får ett ansikte och nätverksbygge möjliggörs. De sakkunniga representerar således kommunen också i egenskap av arbetstagarsändebud.
Det är att rekommendera att särskilt de som arbetar i lednings- och expertuppgifter öppnar en arbets- eller tjänsteprofil i de vanligaste sociala mediekanalerna (t.ex. Twitter och LinkedIn). Den egna chefen ska konsulteras beträffande lämpligheten i detta.
Kommunens förtroendevalda utgör inte en enhetlig grupp: En del utför till exempel både förtroendeuppdrag och står i arbets- eller tjänsteförhållande till kommunen. Förtroendevalda är verksamma i sociala medier genom sin egen profil eller en separat politikerprofil. Förutom att de representerar sig själva fungerar de också som sändebud för sin stödgrupp och kommunen. Det är bra om också de förtroendevalda förhåller sig till verksamhet i sociala medier på så sätt att de också alltid representerar kommunen i sitt agerande där.
I sociala medier förhåller sig kommunens anställda respektfullt till de förtroendevalda och de förtroendevalda förhåller sig respektfullt till kommunens anställda. Meningsskiljaktigheter avgörs annanstans än i sociala medier.
Kom ihåg! Allt innehåll som finns på webben och i sociala medier kan komma ut i offentligheten även om det publicerats i en sluten grupp eller till och med fastän det har raderats.
Personlighet är tillåten och önskvärd i sociala medier. Att man kommunicerar på ett levande, språkriktigt och tillgängligt sätt är lika viktigt i sociala medier som i annan kommunikation. Särdrag i kanaler för sociala medier är användningen av emoijer och andra visuella tillägg samt hashtaggar som gör det lättare att rikta och få fram sitt meddelande.
I sociala mediekanaler ska man publicera endast sådant material som man säkert har rätt till (t.ex. bildmaterial).
Man kan alltid be kommunens gemensamma tjänsters kommunikationsenhet om råd i alla frågor som gäller kommunikation i sociala medier (viestinta@kirkkonummi.fi).
5. Principer för verksamhet i sociala medier
Enligt de Kyrkslätts kommuns allmänna kommunikationsprinciper ansvarar serviceområdena för sin egen kommunikation i sociala medier på samma sätt som för sin övriga kommunikation utåt.
Kommunikationsenheten stöder serviceområdena i all kommunikation. Inom bildnings- och fritidstjänsterna stöds kommunikationen av serviceområdets planerings- och informationskoordinator.
De gemensamma tjänsternas kommunikationsenhet ansvarar för och koordinerar kommunens ”huvudkonton” i sociala medier (Facebook, Twitter, Instagram) samt koordinerar öppnandet och upprätthållandet av eventuella nya konton, grupper och kanaler inom sociala medier.
I enlighet med de allmänna principerna för Kyrkslätts kommuns kommunikation är kommunens kommunikation utåt tvåspråkig också i sociala medier:
– I Facebook är det bra att lägga till också det svenska innehållet i det finska inlägget.
– I andra kanaler för sociala medier såsom t.ex. i Twitter kan man i mån av möjlighet skapa tvåspråkiga inlägg, sammanlänka meddelanden eller publicera innehållet på det andra språket som ett eget inlägg.
5.1. Hur når ett inlägg i sociala medier så många kommuninvånare som möjligt?
Vårt huvudmål är att vårt meddelande ska spridas till så många kommuninvånare som möjligt. Därför är det viktigt att kommunicera i sådana kanaler där vi redan har många följare. Kommunens kanal för myndighetsmeddelanden är webbplatsen och publicering i sociala medier stöder denna kommunikation.
Tillgänglig och kundinriktad kommunikation ska vara huvudprinciperna. Nya konton för kommunorganisationen öppnas inte i sociala medier för varje enskilt behov och inte heller utan grundligt övervägande. Tjänster inom sociala medier kan öppnas om det finns ett klart behov för det. Före ett konto öppnas i sociala medier ska man tänka igenom vilket behov kanalen svarar på. Vilka är målen? Vilken är tjänstens målgrupp och hurdant innehåll erbjuds där?
I kommunens sociala medietjänst ska tydligt framgå vilken kommun eller dess enhet som upprätthåller tjänsten och där ska finnas en länk till kommunen eller dess enhets webbplats.
Ärenden som är av stort intresse för kommuninvånarna ska i alla fall publiceras också i kommunens huvudkonton i sociala medier även om de publicerats i något av kommunorganisationens mindre konton.
Twitter är en central kanal för kriskommunikation vid sidan av kommunens webbplats. Därför är det viktigt att den dagliga kommunikationen där koncentreras till kontot som alla serviceområden har tillgång till.
5.2. I sociala medier agerar vi aktivt som oss själva
Facebook är för nuvarande den kanal inom sociala medier som når kommuninvånarna EFFEKTIVAST. Följ aktivt med diskussioner som berör kommunen/serviceområdet både på kommunens egna Facebook-sidor och i andra Facebook-grupper.
Reagera på kollegernas, kommunens, det egna resultatområdets eller enhetens inlägg och dela dem gärna vidare.
Osakligt och lagstridigt material raderas (t.ex. smädelser och förolämpningar).
Negativa meddelanden besvaras så snabbt som möjligt genom att tacka för responsen, berätta orsaken till problemet, hur det åtgärdas och beklaga det skedda. Det finns inget behov av att delta i dispyter.
I kommunens organisationskonto i sociala medier, t.ex. i Facebook, är det den inom kommunens organisation som gjort eller delat inlägget på sidan som ska svara på kommentarer eller se till att någon annan ger svaret.
Respons som kommer via de sociala medierna kan besvaras direkt om informationen finns lätt att tillgå. I andra situationer är ett bra sätt att vänligt hänvisa till den rätta kanalen för respons. Det är viktigt att komma ihåg att respons som kommer via sociala medier är lika viktig som via vilken annan responskanal som helst.
Facebook har förbjudit användningen av så kallade fejkkonton, d.v.s. icke-personliga konton. I och med detta skapas inga fejkkonton inom kommunens Facebook-sidor/-grupper.
5.3. Vi för fram fakta och aktuella ärenden
Det är viktigt att överväga om man ska gå med i diskussioner som förs i sociala mediegrupper utanför kommunorganisationen. Däremot är det av största vikt att göra det om där förekommer klart felaktig information eller feltolkning. Det är bra att korrigera fel och framföra fakta.
De flesta uppskattar faktauppgifter/kommentarer från kommunens experter i diskussioner, särskilt om det råder feltolkningar.
I diskussioner som förs i andra grupper behöver man inte nödvändigtvis delta via sin egen profil, utan man kan använda t.ex. kommunens eller serviceområdets profil. Till själva meddelandet är det dock bra att foga kommenterarens/tjänsteinnehavarens underskrift, dvs. vem som är ansvarig för svaret.
5.4. Vi synliggör vårt kunnande och våra framgångar
Ett Facebook-inlägg som ett serviceområde har gjort som väcker stort intresse ska publiceras också på kommunens huvudsakliga Facebook-sida och om ämnet och innehållet är lämpligt ska inlägg på huvudsidan publiceras även på kommunens övriga sidor. På så sätt kan man maximera att informationen når fram.
Allmänna ämnestaggar eller hashtaggar som ska användas i Kyrkslätts kommuns sociala medier är åtminstone #kirkkonummi #kyrkslätt #yhdessätillsammans
6. Kanalspecifik praxis – Facebook
Facebook är för nuvarande kommunens mest följda kanal inom sociala medier. Facebook är ”hela folkets kanal” där man publicerar information om varierande ämnen i informeringssyfte och till exempel marknadsför evenemang som kommunen ordnar bland annat med hjälp av videor.
Grundprincipen är att nyheter som läggs ut på kommunens webbplats också ska publiceras på serviceområdets Facebook-sida och vid behov på kommunens huvudsakliga Facebook-sida.
Facebook-puffar görs alltid på finska och svenska och läsaren hänvisas med hjälp av länkning till webbsidan där man kan läsa ett längre inlägg om saken.
I Facebook är det också möjligt att ordna diskussioner och andra interaktiva evenemang för växelverkan mellan tjänstemän och kommuninvånare.
Fästa puffar görs i Facebook bara i fråga om aktuella och viktiga ärenden.
6.1. Kanalspecifik praxis – Twitter och Instagram
I Twitter publiceras särskilt sådant som är av strategisk betydelse eller av betydelse för kommunens varumärke, livskraft och kommunbild samt ärenden som intresserar sakkunniga.
Twitter är också en viktig kanal för sociala medier i störnings-/krissituationer.
På Instagram når man särskilt unga vuxna, men dess användarprofil utvidgas hela tiden också till äldre åldersgrupper. Då man publicerar på Instagram ska man alltid ha ett bra foto eller en bra video.
På Instagram publiceras bilder och videor på sådant som intresserar särskilt den huvudsakliga målgruppen samt även material om kommunens evenemang och andra aktuella ärenden.
6.2. Kanalspecifik praxis – YouTube och LinkedIn
Alla videor som gjorts för att stöda Kyrkslätts kommuns marknadsföring och kommunikation publiceras på kommunens YouTube-kanal och delas i kommunens andra kanaler för sociala medier.
Kommunens YouTube-kanal används också för direktsändningar (bl.a. kommunfullmäktiges sammanträden).
Kommunens LinkedIn kanal ska särskilt främja en positiv arbetsgivarimage. I LinkedIn är det möjligt att skapa så kallade showrooms för kommunens serviceområden eller enheter enligt behov.
7. Videoinnehåll i sociala medier
EU:s tillgänglighetsdirektiv och den nationella lagstiftningen som följer direktivet förutsätter att tillgänglighetslagstiftningens principer följs också i videoinnehåll i sociala medier. Sådana är bland annat principer som gäller klarspråk och textning av videor.
I en tvåspråkig kommun kan det finnas praktiska utmaningar för att få textning på finska och svenska att rymmas i samma video. Utgångspunkten då det gäller videoinnehåll av nyhetstyp är att det räcker om innehållet i videon har skrivits i textform i en artikel som finns i samband med videon.
För publicering av videoinnehåll gäller samma tillståndspraxis för användning av bildmaterialet som för fotografier: Videoinspelning och fotografering är tillåtet på alla öppna offentliga platser och evenemang, men vid publicering av bildmaterial även från offentliga platser ska den avbildade personens integritetsskydd beaktas. Allt som sker på en offentlig plats är inte nödvändigtvis offentligt. Det är inte tillåtet att använda en bild av en person i reklam-/marknadsföringssyfte utan personens tillstånd.
8. Sociala medier och datasäkerhet
Betydelsen av anvisningar och bestämmelser om digital datasäkerhet och framför allt att anvisningarna följs ökar hela tiden. För att garantera datasäkerheten i Kyrkslätts kommuns sociala medier skall följande regler följas:
– Samma lösenord får inte användas i kommunens nät och i sociala medier.
– I sociala medier ska man använda tillräckligt komplicerade lösenord och alla tjänster ska ha olika lösenord
– Lösenorden ska bytas tillräckligt ofta, till exempel senast efter ett halvt år. Ägaren till kontot i fråga ansvarar för uppdatering och byte av lösenord.
– Den personliga e-postadressen hos arbetsgivaren kan användas endast i expertprofiler som öppnats för arbetsuppgifter (t.ex. en sakkunnigs Twitter-profil).
– I mån av möjlighet ska man använda starka autentiseringsmetoder som serviceproducenten erbjuder, såsom 2-faktors autentisering.
– Den som producerar innehåll i sociala medier ska omedelbart meddela sin chef om hen utsätts för hot och trakasserier.
– Om man märker eller ens misstänker att man blir utsatt för missbruk (t.ex. identitetstöld eller -förfalskning, fiskande, skadeprogram, hot) i tjänster för sociala medier ska man genast underrätta sin chef eller direkt kontakta informationsförvaltningen. Chefen ska också alltid informera informationsförvaltningen om en sådan sak.
– Personliga konton i sociala medier ska skapas med annan än kommunens e-postadress.
– Program eller applikationer som delas via sociala medier ska inte installeras. Risken för skadeprogram är verkligt stor och oförsiktigt agerande kan äventyra hela kommunens datasäkerhet och verksamhet.
– I sociala medier ska man se till att värna om sin egen och andras integritet.
